В 1995г. в городе Волгодонске на основании Постановления Главы администрации города №291 от 09.03.1995г. «О создании городского выставочного зала в форме муниципальной организации культуры в структуре управления культуры Администрации города» был открыт Городской выставочный зал. В Постановлении Главы города, так и в Уставе учреждения не была предусмотрена собирательская и хранительская деятельность, основной упор делался на выявление и представление талантов художественного творчества города Волгодонска.
Но уже в 2000 году, проходит реорганизация и преобразование Городского выставочного зала, Решением Городской Думы города Волгодонска №100 от 01.09.2000г., в «Городскую картинную галерею» (музей современного искусства). Расширяется и статус учреждения, добавляется собирательская и хранительская деятельность в статусе Галереи-музея. В связи с трудностями формирования бюджета города, денег на приобретение экспонатов (предметов музейного значения) практически не выделялось), и тем не менее администрация города находила разные пути формирования коллекции музея. Одним из таких путей стало пожертвования художников города Волгодонска, в благодарность городу за бесплатное предоставление им за пользование художественных мастерских. Небольшую часть экспонатов передала непосредственно Администрация города, закупленные из средств самой Администрации. Но основным источником формирования фондов Галереи-музея, стали безвозмездные дары художников, мастеров прикладного искусства города. Так за период с 2000 по март 2003 поступило 317 экспонатов основного фонда. В основном это были живописные работы художников города: В. Остапука, Ю. Падалка, Г. Лиховида и др. авторов, всего 209 предметов, 9 предметов графики, 5 предметов скульптуры, 8 предметов прикладного искусства и 86 предметов художественной фотографии.
С 2003 года, с момента передачи музея в государственную собственность Ростовской области, начинается комплектование фондов музея на научной основе, согласно профиля музея – художественного музея, выделяются средства на приобретения, как по смете, так и по областной программе «Культура Дона». С этого периода фонды музея пополняются предметами живописи, скульптуры, предметами прикладного искусства донских художников, мастеров прикладного искусства, которые раньше, в силу не выделения средств на эти цели музей не мог приобрести. За период с 2003 по 2008 годы в основной фонд музея поступило 2782 предмета музейного хранения, коллекция музея (основной фонд) составил 3189 экспонатов. Вспомогательный фонд – 3150 единиц хранения. Для наиболее полного отражения развития художественного творчества на Дону в коллекции музея, налаживаются связи с Ростовским отделением Союза художников России, который оказывает большую методическую помощь в формировании фондов музея. В этот период (2004г.) приказом министерства культуры Ростовской области утверждается Экспертная фондово-закупочная комиссия музея в состав которой входят не только сотрудники музея но и члены союза художников России. Эти факторы способствуют пополнению коллекции музея высокохудожественными предметами хранения, и прослеживается направленность пополнения, согласно профилю музея. Уже к началу 2009г. стала вырисовываться более чёткая картина направленности музея в пополнении музейных фондов.